Waarom dit getal teams misleidt
Veel teams kijken naar het moment waarop de voorraad op nul staat om te bepalen of er een stockout dreigt. Dit is echter een reactieve benadering die vaak te laat is. De voorraad op nul betekent namelijk dat er al geen producten meer beschikbaar zijn voor klanten, wat direct leidt tot gemiste verkopen en ontevredenheid.
Een belangrijke reden waarom dit getal misleidt, is dat het geen rekening houdt met de vraagversnelling. Vraagversnelling verwijst naar de snelheid waarmee producten worden verkocht. Als de verkoop sneller gaat dan verwacht, kan de voorraad veel eerder dan gepland opraken, zelfs als het voorraadniveau nog niet dicht bij nul is.
Daarnaast speelt de levertijd een cruciale rol. Levertijd is de periode tussen het plaatsen van een bestelling bij de leverancier en het ontvangen van de voorraad. Als deze periode lang is, moet er voldoende voorraad zijn om de vraag in die tussentijd op te vangen. Vertragingen in de levertijd kunnen leiden tot stockouts, zelfs als de voorraad op het moment van bestellen nog niet kritisch laag was.
Wat de metric werkelijk betekent
Het voorraadniveau op een bepaald moment geeft slechts een momentopname van de beschikbare producten. Het zegt niets over de toekomstige vraag of de tijd die nodig is om nieuwe voorraad te ontvangen. Daarom is het essentieel om het concept van veiligheidsvoorraad te begrijpen.
Veiligheidsvoorraad is een extra hoeveelheid voorraad die wordt aangehouden om onzekerheden in vraag en levertijd op te vangen. Deze buffer voorkomt dat een onverwachte stijging in vraag of vertraging in levering direct leidt tot een stockout.
Het bestelpunt is het voorraadniveau waarop een nieuwe bestelling wordt geplaatst. Dit punt wordt berekend op basis van de gemiddelde vraag tijdens de levertijd plus de veiligheidsvoorraad. Door het bestelpunt correct te bepalen, kan een team ervoor zorgen dat er altijd voldoende voorraad is om aan de vraag te voldoen totdat de nieuwe voorraad arriveert.
Samengevat betekent het voorraadniveau op nul niet automatisch dat er een stockout dreigt. Het is de combinatie van vraagversnelling, levertijd, veiligheidsvoorraad en bestelpunt die bepaalt wanneer een stockout daadwerkelijk kan optreden.
Waar de interpretatie misgaat
Teams neigen er vaak toe om alleen naar het huidige voorraadniveau te kijken zonder rekening te houden met de dynamiek van vraag en levertijd. Dit leidt tot een verkeerde interpretatie van de voorraadstatus en een onderschatting van het risico op stockouts.
Een veelvoorkomende fout is het niet aanpassen van het bestelpunt aan veranderende omstandigheden zoals seizoensgebonden vraag of vertragingen bij leveranciers. Hierdoor wordt de veiligheidsvoorraad onvoldoende en ontstaan er onverwachte tekorten.
Daarnaast wordt de vraagversnelling vaak onderschat. Bijvoorbeeld wanneer promoties of trends plotseling de verkoop verhogen, kan de voorraad sneller dan verwacht opraken. Zonder realtime monitoring van de vraag kan dit leiden tot late bestellingen en stockouts.
Een praktische beslissing is om voorraadbeheer te baseren op voorspellingen van vraag en levertijd in plaats van alleen op het huidige voorraadniveau. Dit betekent dat teams regelmatig hun veiligheidsvoorraad en bestelpunt moeten herzien en aanpassen aan actuele data.
Ook het implementeren van geautomatiseerde waarschuwingen die signaleren wanneer het bestelpunt nadert kan helpen om tijdig te reageren. Dit voorkomt dat bestellingen te laat worden geplaatst en minimaliseert het risico op stockouts.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel je voor dat een populaire gadget in je webshop gemiddeld 100 stuks per week verkoopt. De levertijd van de leverancier is twee weken. Je hebt een veiligheidsvoorraad van 150 stuks aangehouden om onverwachte vraagpieken op te vangen. Het bestelpunt is daarom ingesteld op 350 stuks. Dit betekent dat je een nieuwe bestelling plaatst zodra de voorraad daalt tot 350 stuks.
Wanneer de vraag plotseling versnelt naar 150 stuks per week, begint de voorraad sneller te dalen dan verwacht. Hoewel je voorraad nog niet op nul staat, zal de huidige voorraad sneller opraken dan de levertijd toelaat om aan de vraag te voldoen. Hierdoor ontstaat er een stockout weken voordat de voorraad daadwerkelijk nul bereikt.
Dit voorbeeld illustreert dat het moment waarop je voorraad op is niet het enige signaal is voor een stockout. De snelheid waarmee de vraag verandert en de tijd die nodig is om nieuwe voorraad te ontvangen zijn cruciaal om tijdig te reageren.
Hoe je het probleem herkent
Een van de eerste signalen van een naderende stockout is een versnelde daling van de voorraad. Dit kan worden gemeten door de vraagvelocity, oftewel de snelheid waarmee producten worden verkocht. Wanneer deze snelheid hoger is dan normaal, betekent dit dat je voorraad sneller slinkt dan gepland.
Daarnaast speelt de levertijd een grote rol. Als de levertijd lang is, bijvoorbeeld meerdere weken, dan moet je eerder bestellen om tekorten te voorkomen. Een stijgende vraag gecombineerd met een lange levertijd verhoogt het risico op stockouts.
Een andere indicator is het bereiken van het bestelpunt. Wanneer je voorraad sneller dan verwacht het bestelpunt bereikt, is dat een waarschuwing dat je voorraadbeheer moet worden aangepast. Het niet tijdig plaatsen van een nieuwe bestelling leidt onvermijdelijk tot een stockout.
Tot slot is het belangrijk om te letten op de veiligheidsvoorraad. Deze buffer is bedoeld om onverwachte vraagpieken op te vangen. Wanneer deze buffer snel slinkt, betekent dit dat je voorraad niet meer bestand is tegen schommelingen in de vraag.
Hoe je dit zelf oplost
Begin met het nauwkeurig monitoren van de vraagvelocity. Gebruik realtime data om veranderingen in de verkoop te detecteren en pas je voorraadplanning hierop aan. Dit helpt om sneller te reageren op plotselinge stijgingen in de vraag.
Optimaliseer je levertijd door samen te werken met leveranciers die sneller kunnen leveren of door voorraad dichterbij te houden. Kortere levertijden verminderen het risico dat je voorraad opraken voordat nieuwe voorraad arriveert.
Herzie regelmatig je veiligheidsvoorraad. Deze moet niet statisch zijn maar dynamisch aangepast worden op basis van seizoensinvloeden, promoties en veranderende vraagpatronen. Een hogere veiligheidsvoorraad kan extra kosten met zich meebrengen, maar voorkomt dure stockouts.
Stel je bestelpunt opnieuw in op basis van actuele data. Dit betekent dat je niet alleen kijkt naar de gemiddelde vraag maar ook naar de variabiliteit en de levertijd. Een flexibel bestelpunt zorgt ervoor dat je eerder bestellingen plaatst wanneer dat nodig is.
Tot slot kan het implementeren van geavanceerde voorraadbeheertools helpen. Deze tools gebruiken algoritmes om vraag en voorraad te voorspellen en geven automatisch waarschuwingen wanneer het tijd is om te bestellen.
Hoe Layer Insights dit aanpakt
Layer Insights gebruikt geavanceerde data analyse om de vraag naar producten nauwkeurig te voorspellen. Demand velocity, oftewel de snelheid waarmee producten verkocht worden, wordt continu gemonitord. Door deze snelheid te koppelen aan de lead time, de tijd die nodig is om nieuwe voorraad te ontvangen, ontstaat een duidelijk beeld van wanneer een product opnieuw besteld moet worden.
Safety stock is een buffer die wordt aangehouden om onverwachte vraagpieken of vertragingen in de levering op te vangen. Layer Insights berekent deze buffer dynamisch op basis van historische verkoopdata en variabiliteit in de leveringsketen. Dit voorkomt dat de voorraad te snel opraakt en er stockouts ontstaan.
De software bepaalt automatisch de optimale reorder points. Dit zijn de voorraadniveaus waarop een nieuwe bestelling geplaatst moet worden om de continuïteit te waarborgen. Door rekening te houden met zowel demand velocity als lead time zorgt Layer Insights ervoor dat bestellingen tijdig worden geplaatst, lang voordat de voorraad echt op is.
Deze aanpak maakt het mogelijk om proactief te reageren op veranderingen in de markt en levert een aanzienlijke vermindering van stockouts op. Hierdoor blijft de klanttevredenheid hoog en wordt omzetverlies voorkomen.
De beslisregel
De beslisregel voor het plaatsen van een nieuwe bestelling is gebaseerd op een eenvoudige formule. Reorder Point = (Demand Velocity × Lead Time) + Safety Stock. Dit betekent dat de voorraad opnieuw aangevuld moet worden zodra het voorraadniveau deze berekende waarde bereikt.
Demand velocity wordt gemeten in verkochte eenheden per dag of week, afhankelijk van de productcategorie. Lead time is de gemiddelde tijd tussen het plaatsen van een bestelling en het ontvangen van de voorraad. Safety stock wordt bepaald door de variabiliteit in vraag en levering, waardoor er een extra buffer ontstaat.
Door deze formule toe te passen kan een retailer voorkomen dat de voorraad te laag wordt voordat er een nieuwe levering arriveert. Dit is essentieel omdat stockouts vaak al weken voor het nulniveau beginnen, door de tijd die nodig is om nieuwe voorraad te ontvangen.
In de praktijk betekent dit dat wanneer bijvoorbeeld de vraag 10 eenheden per dag is, de lead time 7 dagen en de safety stock 20 eenheden, de reorder point op 90 eenheden ligt. Zodra de voorraad dit niveau bereikt, wordt automatisch een nieuwe bestelling geplaatst.
Deze beslisregel is eenvoudig maar krachtig en vormt de basis voor een efficiënt voorraadbeheer dat stockouts minimaliseert en de klanttevredenheid maximaliseert.